C’est l’art de faire coïncider des milliers de petits détails et d’y apporter une touche de magie !
1 - Déterminer d’abord l’OBJECTIF de notre événement
Ces objectifs doivent être spécifiques et mesurables (rejoindre tant de personnes, atteindre un profit de X, etc.).
Sinon, comment en planifier leur réalisation et en déterminer les conditions de succès ?
- Socialiser, réseauter : repas festif de Noël, tournoi de golf, rally en SMART,
- Informer : nouvelles politiques de l’entreprise, nouveaux produits,
- Inviter les participants à réfléchir : « brainstorming » pour des nouvelles idées,
- Consolider le sentiment d’appartenance de l’équipe (interne) ou remercier nos clients (externe).
2 - C’est sur cette base que s’élabore la programmation
- Déterminer le type d’événement, en fonction des objectifs : cocktail, 5 à 7 ; gala de remise de prix ; séminaire d’information (colloque, congrès, symposium) ; visite d’entreprise ; conférence de presse ; assemblée générale annuelle, ateliers interactifs, « team-building » ?
- Garder le cap sur la cible : interne ou externe ? Quel type d’événement conviendra le mieux et sollicitera davantage leur participation ?
- Créer un comité d’organisation : pas trop de gens, sinon on paralyse les décisions ; on peut aussi les subdiviser avec des responsabilités précises (contenu ou logistique) ;
- Déterminer un thème original, que l’on déclinera dans toute la construction. On laisse aller son imagination !
3 - Le cahier d’organisation : ne partez pas sans lui !
On y inscrit chaque semaine toutes les opérations et leurs préalables, les dates critiques et les personnes responsables :
- Contrôle la coordination entre les intervenants et responsabilise les gens ;
- Permet de minimiser les imprévus et de prévoir le temps nécessaire à l’organisation ;
- On le met à jour continuellement et on en assure la distribution ;
- On produit un cahier pour le jour J : liste des fournisseurs attendus et à quelle heure ; opérations minutées et responsabilités de chacun ; chèques à donner, etc.
4 - L’argent : le nerf de la guerre
- Les dépenses importantes : hôtel, repas et alcool, service, location de tables, chaises, vaisselle (si l’événement n’a pas lieu dans un hôtel), audiovisuel, décor, transport, conférenciers, etc.
- Combien nos invités peuvent-ils payer (s’il y a un prix d’entrée) ?
- Qu’offre-t-on : soirée spéciale, banquet, spectacle, cocktail ? Les conjoints sont-ils invités ? Et les enfants ?
- Doit-on chercher des commanditaires ? On doit pouvoir compter sur un budget minimal de démarrage.
- Attention aux dépenses « invisibles »... qui ont beaucoup d’impact : on doit parfois louer des toilettes supplémentaires ou des climatisations, des petits détails auxquels les gens sont très sensibles !
5 - Des choix stratégiques
- Le lieu : le thème s’en inspirera souvent ou vice-versa ; on doit vérifier les infrastructures, la capacité des salles et de l’hébergement, les voies d’accès et le transport.
- Les fournisseurs : demander des références est capital !
- Le repas : assez original pour justifier le prix d’entrée, mais doit plaire à la majorité !
- L’audiovisuel : on doit bien voir et entendre !
- L’inscription : libre, à l’avance, sur place ? Prévoir un système de compilation des choix et orchestrer l’accueil dans ses moindres détails : hôtesses, listes en ordre alphabétique, reçus, cocardes, secrétariat, système de communication de l’information (walkie-talkie, téléphones portables), etc.
- Nommer un responsable de la logistique : il prévoit les enchaînements et soignera les milles et un petits détails ; les perfectionnistes auront là un beau terrain de jeu !
6 - Les communications
Il faut aussi faire connaître notre événement !
- Les invitations : bien calculer notre date limite d’inscription ; demander au responsable de l’événement d’apposer sa griffe sur l’invitation avant impression ;
- Miser sur une approche qui captera l’attention et s’inspirera de notre thème ; faire suivre le programme ;
- Faire des rappels fréquents ;
- Si possible, prévoir une section d’information sur le site Internet ou l’intranet de notre entreprise (on rend le formulaire d’inscription disponible en ligne ?) ;
- Si nécessaire : prévoir de la documentation sur place et faire connaître l’événement via des relations de presse.
7 - Un problème se présente ?
On ne cherche pas un coupable, on cherche une solution ensemble !
On fera notre post-mortem après.
8 - Mais surtout (surtout !) ne pas négliger les petits détails
- Stationnement et signalisation : des indications claires pour se rendre à l’évènement ; des capacités de stationnement suffisantes, une signalisation bien présente.
- Le protocole : on soigne la ligne d’accueil, la table d’honneur, l’ordre de présentation des conférenciers, des hôtesses pour « ouater » notre monde.
- Avant l’événement, envoyer aux présentateurs une liste des phrases clichées qu’on entend généralement, afin qu’ils s’en détachent et qu’ils orientent leur discours autour de la thématique choisie.
- Pour les remises de prix et les cadeaux aux convives, il n’y a pas que l’enveloppe à déchirer et les stylos/porte-clés !
Place à l’originalité !
At last but not least : Ne pas oublier la fameuse loi de Murphy : tout doit être réglé au quart de tour car il y aura toujours des imprévus !